MENGOLAH QUERY ~ Microsoft Access

Query adalah semacam kemampuan untuk menampilkan suatu data dari database dimana mengambil dari table-tabel yang ada di database, namun tabel tersebut tidak semua ditampilkan sesuai dengan yang kita inginkan. data apa yang ingin kita tampilkan. Pengolahan Query dapat menggunakan rumus atau fungsi yanng ada. 
Dalam langkah-langkah mengolah query yang pertama dibutuhkan adalah database dari query yang akan dibuat. Perhatiakan gambar data berikut ini.

Selanjutnya untuk mengolah data tersebut klik create pada menu bar lalu klik query design

Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini

Kemudian klik HANDPHONE lalu add begitu juga untuk JUAL, isi field dengan cara meng-kliknya lalu pilih sesuai dengan urutan tabel. Tampilannya akan seperti berikut.

Kemudian klik view (icon tabel) yang terdapat dipojok kiri atas untuk melihat hasilnya. Untuk kembali ke jendela sebelumnya klik view seperti pada gambar yang dilingkari dibawah.

Pengolahan/Pengoperasian Query

1.      Menambah Field dengan Rumus (Formula)

Di dalam query, kita dapat menambahkan field baru dengan rumus  untuk menghitung suatu nilai dalam database. Contoh menambah field TOTAL HARGA yaitu perkalian HARGA dengan UNIT. 

Maka di dalam field diketik dengan rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang di bawah ini :

Klik Run untuk melihat hasil dari pengoperasiannya, maka akan muncul query baru dengan nama TOTAL HARGA.

Kemudian klik view untuk kembali ke jendela sebelumnya (QBE). Apabila ingin menambah field baru langkah yang dilakukan sama seperti pada TOTAL HARGA. Sebagai contoh ingin menambah field DISCOUNT yaitu diskon (%) dikali dengan TOTAL HARGA, misal diskonnya 5% maka rumusnya adalah

DISCOUNT: [0,05]*[TOTAL HARGA]

Klik Run, maka tampilan akan seperti dibawah ini. 

A.      Fungsi Logika

Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF ini.

Fungsi logika IIF

Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan, ada 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.

1.      IIF Tunggal

Fungsi logika IIF Tunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah.

Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Tunggal

IIF(Ekspresi Logika, Perintah-1,Perintah-2)

Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang akan dilaksanakan.  

Contoh, menambah fiel BONUS, apabila jumlah UNIT>=5, maka BONUS = Flip Cover, sedangkan jika jumlah UNIT<5, maka BONUS = Screen Guard.

Jadi dalam field ketik rumus 

BONUS: IIf([UNIT]>=5;"Flip Cover";"Screen Guard")

Jika ditampilkan akan tampak seperti berikut:

2.      Fungsi Logika IIF Majemuk

Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi.

Penulisan rumus IIF Majemuk secra umum

IIF(Ekspresi Logika-1, Perintah-1,IIF(Ekspresi Logika-2,Perintah-2,……… ,IIF(Ekspresi Logika-n, Perintah-xn,yn)))

Contoh kasus :

Penambahan field DISCOUNT  HARGA dengan ketentuan sebagai berikut :

v  Jika TOTAL HARGA >= 10.000.000 maka DISCOUNT HARGA = 20% dari TOTAL HARGA.

v  Jika TOTAL HARGA >= 5.000.000 maka DISCOUNT HARGA = 15% dari TOTAL HARGA.

v  Jika TOTAL HARGA >= 3.000.000 maka DISCOUNT HARGA = 10% dari TOTAL HARGA.

v  Jika TOTAL HARGA <= 3.000.000 maka DISCOUNT HARGA = 0% dari TOTAL HARGA.

Maka penulisan rumusnya adalah :

DISCOUNT HARGA: IIF([TOTAL HARGA]>=10000000;0,2;IIF([TOTAL HARGA]>=5000000;0,15;IIF([TOTAL HARGA]>=3000000;0,1;IIF([TOTAL HARGA]<=3000000;0))))*[TOTAL HARGA]

Dan hasilnya akan tampak seperti berikut ini.

Catatan.

Dalam menginput fungsi atau rumus IIF, apabila penggunaan koma (,) tidak berfungsi maka dapat  menggunakan tanda titik koma (;). Hal ini dikarenakan setiap komputer maupun laptop  berbeda dalam pengoperasiannya.

      B.  Fungsi String

Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi-fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi-fungsi lain seperti fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.

Sebelum mengolah fungsi String, maka harus membuat database Query baru. Misal Query KODE

1.      Fungsi Left

Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Left :

LEFT([Nama_Field],Jumlah karakter)

Contoh, apabila ingin mencari Fungsi Left dari field PEMBELI, maka rumusnya adalah KODE-L : Left([PEMBELI];2)

lalu klik Run untuk menampilkan hasilnya.

2.      Fungsi Right

Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Right :

RIGHT([Nama_Field],Jumlah karakter)

Untuk fungsi Right pengoperasiannya hampir sama dengan Fungsi Left yang membedakan hanya letak teks. 

3.      Fungsi Mid

Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Mid :

MID([Nama_Field],Kedudukan_Mulai,Jumlah karakter)

Contoh, mencari Fungsi Mid dari field NAMA BARANG. maka rumusnya adalah KODE-M : Mid([NAMA BARANG];3;3)

Setelah memasukkan rumus ke dalam fiel klik Run, maka akan tampak seperti berikut.

Nah, itulah cara bagaimana mengolah Query dengan menggunakan fungsi atau rumus. semoga bermanfaat dan selamat mencoba...