Otomatisasi Perkantoran

 

A. PENGERTIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office Automation disingkat OA) didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi. Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Orang yang berada dalam suatu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada di kantor lain dalam suatu perusahaan, atau dengan orang lain dalam kantor di perusahaan lain.

B. KATEGORI PEMAKAI OTOMATISASI PERKANTORAN

1. Manajer, adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

2. Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus).

3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

 C. KONSEP-KONSEP OTOMATISASI PERKANTORAN

  1.  Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

  2.  Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu (IOAS – Integrated Office Automation System)

  3.  Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

  4.  Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

D. MANFAAT OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi kantor:

1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
2. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
3. Pemecahan masalah Kelompok/Tim.
4. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
5. Pelengkap–BukanPengganti.
6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

E. TELEKOMUNIKASI

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan 'telekomunikasi' bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam:

  1. Komunikasi Satu Arah (Simplex). Dalam komunikasi satu arah (Simplex) pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh : Pager, televisi , dan radio .

  2. Komunikasi Dua Arah ( Duplex ). Dalam komunikasi dua arah ( Duplex ) pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama. Contoh : Telepon dan VOIP.

  3.    Komunikasi Semi Dua Arah ( Half Duplex ). Dalam komunikasi semi dua arah (Half Duplex )pengirim dan penerima informasi berkomunikasi secara bergantian namun tetap berkesinambungan. Contoh : Handy Talkie, FAX, dan Chat Room

F. PERSONAL COMPUTER (PC) / KOMPUTER PRIBADI

        Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Biasanya komputer ini adanya dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya. Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna).

        Dalam pengolahan data yang dimulai dari memasukkan data (input) sampai akhirnya menghasilkan informasi, komputer memerlukan suatu sistem dari kesatuan elemen yang tidak bisa terpisahkan. Berikut adalah elemen  elemen PC :

1.      Hardware (perangkat keras)

Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Hardware ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu:

1. Input Device, peralatan masukkan (Keyboard,mouse,dll),
2. Process Device, peralatan proses (processor, motherboard, ram, dll),
3. Output Device, peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll),
4. Storage Device, peralatan penyimpan (harddisk,flashdisk, dll),
5. Peripheral Device, peralatan tambahan (WebCam, modem, dll),

2.      Software (Perangkat Lunak)

Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware. Software dapat dikategorikan menjadi dua kelompok.
Software Operating System (OS), Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll. Tanpa adanya Operating System ini, maka hardware hanyalah benda mati yang tidak bisa digunakan.
Software Application System, Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll.

3.      Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user)

Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer. Bukan hanya itu, ternyata brainware itu bukan hanya orang yang menggunakan komputer saja, namun orang yang merasakan manfaat dari komputer pun bisa di katakan Brainware. Brainware dikelompokkan menjadi beberapa kategori mulai dari pembuat program (programmer), Technical Support, Designer Graphic, Operator, sampai user paling awam sekalipun 

G. MACAM-MACAM APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

1. Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

2. Electronic Mail (e-mail) / Surat Elektronik (Surel)

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

3. Voice Mail 

          Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

4. Electronic Calendaring 

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan menjadi pengingat (alarm) acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

5. Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan.

REFERENSI

        1.      Rahman, Saiful. 2013. Otomatisasi Kantor. 

             http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2013/04/Otomatisasi-Kantor.pdf. Diakses 20 Maret 2015 (09.00)

   2. Ardianysah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta Perkembangannya. 

   pakdevakeren.blogspot.in/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (21.00)

      3.   Putra, Candra Adi. 2013. Wearable Computer.

          www.candra.web.id/2013/02/28/wearable-computer/. Diakses 21 Maret (21.30)

Mesin Kantor Elektronik

    1. Mesin Ketik Elektronik

Mesin tik elektronik (electronic typewriter) adalah  mesin tik yang bekerja secara elektronis dengan mempergunakan sumber tenaga (power source) dari battery atau AC adaptor.

A. Ciri-Ciri

a. Mesin ketik elektronik dilengkapi dengan pita penghapus yang dapat menghapus jika ada kesalahan.

b.  Mesin ketik elektronik memiliki lebih dari satu tipe huruf.

c.  Gandaran pada mesin ketik elektronik tidak bergerak.

d.  Mesin ketik elektronik tidak menggunakan pangkal huruf.

e.  Tenaga penggeraknya menggunakan bantuan listrik yang pasti membedakan dengan mesin ketik manual.

f.   Tenaga kerja mesin ketik elektronik bekerja secara mekanis.

g.  Mesin ketik elektronik terdapat saklar on atau off switch pada bawah tuts-tuts huruf di keyboard.

Perbedaan antara mesin ketik Elektro-mekanis dan mesin ketik Elektronis adalah mesin listrik tidak mempunyai bagian yang bergerak (seperti roda gigi dan luas), tetapi hanya memiliki sirkuit mikro-elektronis. Bila sebuah tombol ditekan, suatu kode digital diteruskan kekepala huruf dan memerintakan apa yang harus yang dilakukan. Pada mesin ketik elektro-mekanis menggunakan bola cetak seperti bola golf. Sedangkan mesin ketik elektroniks menggunakan roda huruf yang dikenal sebagai daisy wheel.

Mesin ketik elektronik, mempunyai lebih banyak keistimewaan yang dapat meningkatakan produktifitas dan presentasi pengetikan, misalnya penngunaannya tidak berisik dan memberikan peluang untuk meningkatakan, dapat memberikan peluang untuk meningkatkan dan untuk dihubungkan dengan komputer mikro.

Ada 3 jenis utamanya yaitu :

1.   Mesin yang hanya dapat mengoreksi

Mesin yang mempunyai memory kecil yang menyimpan apa yang baru saja diketik dapat dibuat dengan satu pukulan tombol yang mengangkat kesalahan ketik dan huruf yang benar menggantiaknnya.

2.   Mesin yang dapat menyimpan

Mesin yang kerap digunakan untuk membuat surat singkat untuk diketik secara otomatis (20 karakter perdetik) dan menggabungkanya dengan teks lain. Memorinya dapat mencapai lebih dari 100 karakter.

3.   Mesin yang dapat digunakan untuk mengedit

Mesin ini memiliki memori yang jauh lebih besar hingga 64.000 karakter. Teks dapat disimpan dan diedit dan memiliki peraga satu baris sekitar 30 karakter agar baris bersangkutan dapat diperiksa atau diperbaiki.

B. Bagian-bagian mesin tik elektrik

            1.  Gandaran adalah bagian mesin tik yang berjalan diatas rel mesin, dapat digerakan.               Gandaran ini terdiri dari bagian – bagian antara lain :

a.  Rol : untuk menggulung kertas dan berfungsi sebagai bantalan tuts yang dihentak dengan kondisi fleksibelbantalan rol tersebut dan sejenis karet sentetis yang tahan lama.

b.  Penuntun kertas : sebagai pedoman sisi/pinggir kertas atas pada kertas, terbuat dari logam putih atau plastik mengkilat dan dapat digeser – geser tempatnya.

c. Skala penuntun kertas : untuk menekan dan mengetahui lebar kertas yang dipakai.

d.  Penjepit kertas : untuk nmenekan kertas agar rapat dari rol.

e.  Tombol penggulung : Terletak pada ujung kanan dan kiri rol.

f.   Pembebas gandaran : Terletak disebelah kiri dan kanan gandaran.  

g.  Papan kertas : untuk mengetahui lebar kertas dan sebagai tempat untuk meletak kertas pada waktu dipasang kedalam mesin tik.

h.  Pemegang kertas : Alat ini diperuntukan buat memegang kertas dengan tepat pada rol.

i.   Kait : Terbuat dari logam mempunyai tangkai terletak disebelah kiri gandaran.

j.  Mistar kertas : untuk mengukur dan mengetahui lebar kertas yang dipakai dan menepatkan titik tengah pengetikan.

k.  Pembebas rol : untuk membebaskan rol dan gerigi jarak baris, sehingga rol dapat diputar dengan bebas.

l.  Pembebas jarak baris : Terletak diujung tombol penggulung sebelah kiri. Alat ini sifatnya hanya   membebaskan sementara.

m. Penekan segi : untuk memberi batas kiri dan kanan kertas yang akan diketik.

n.  Papan penghapus. Gunanya sebagai landasan untuk menghapus kesalahan.

            2.  Kerangka Mesin Tik : kerangka meliputi keseluruhan bagian bawah gandaran                        sampai kebawah gandaran sampai kebagian depan dari papan tuts.

                bagian ini terdapat alat – alat yang perlu diketahui :

a. Penuntun titik pengetikan : untuk menunjukan bahwa setiap ketikan yang dilakukan akan jatuh pada titik ketikan yang berbentuk V terbalik.

b.  Pemegang kabel dan kartu : Gunanya untuk menekan / memegang kabel kartu atau pun amplop denga baik dan merapat pada rol.

c.   Pemegang pita mesin : untuk menyangkutkan / memegang pita mesin tik.

d.  Pengatur mesin : Terletak pada kerngka mesin tik bertanda warna kecil : hitam, merah, dan putih.

e. Penuntun baris : sebagai pedoman baris ketikan dan ukuran kuantitas baris ketikan.

            3.  Papan Tuts : terletak pada papan tuts jumlah tuts ini banyak dan tersusun dalam                  empat baris vertikal terdiri dari 26 huruf, tuts angka terdiri dari 1 s/d 9 dan  angka 0                serta tuts tanda angka dan tanda – tanda lain.

      C. Mesin ketik elektronik yang dihubungkan dengan komputer

            Mesin ketik dapat dihubungkan dengan komputer mikro, berfungsi sebagai pencetak atau terminal masukkan (input terminal). Sebagian besar pabrik mesin ketik menyediakan fasilitas ini. Microwriter hanya memiliki enam tombol dan berukuran 9 x 4 inci. Tombol-tombolnya terpasang untuk digunakan jari-jari pada satu tangan. Pada bagian atasnya terdapat peraga kristal cair 14 karakter dan pada masing-masing ujungnya terdapat soket untuk dihubungkan dengan TV atau monitor, pencetak, tape-recorder dan adaptor listrik. Untuk memperolah huruf atau angka, dua tombol harus ditekan sekaligus. Untuk mendapatkan tanda baca dan perintah pengelohan kata terdapat empat tombol shift. Memori sekitar 8 KB dan dapat menyimpan sekitar 5 halaman naskah ketik berukuran A4. kecepatannya sekitar 50 kata per menit. Hubungan TV (TV interface) diperlukan untuk memperagakan hingga 24 baris teks sekaligus dan hingga 60 karakter pada setiap baris. Ini merupakan sistem fortabel yang berguna dan dapat digunakan orang tanpa perlu bersusah payah.

           2. ELECTRONIC CALCULATING MACHINE (Mesin Hitung Elektronik)

Mesin hitung elektronik selain memiliki fungsi yang sama seperti mesin hitung manual/listrik, yaitu untuk melakukan operasi hitung ( +, –, x, : ) juga dapat melakukan perhitungan-perhitungan lainnya (khusus) dalam bidang matematika, statistika maupun perhitungan-perhitungan bisnis.

A. Ciri-Ciri

a. Tenaga penggerakannya menggunakan sinar matahari, baterai dan listrik.

b. Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.

c. Hasil perhitungan (output) cepat dan mudah dilakukan.

d. Bentuk kecil dan ringan.

B. Jenis-Jenis Mesin Hitung Elektronik

a. Berdasarkan Tenaga Penggerakannya

1.  Solar powered calculator.

Pengoperasiannya dengan cara membuka tutupnya dan bila tidak dioperasikan, tutuplah.

2.  Solar/battery powered calculator.

Pengoperasiannya dengan baterai/sinar matahari.

3.  Battery powered calculator.

Pengoperasiannya dengan baterai.

4.  Battery/electric powered calculator.

Pengoperasiannya dengan baterai kering atau listrik.

5.  Electric powered calculator.

Pengoperasiannya dengan tenaga listrik.

b. Berdasarkan Bentuk dan Ukurannya

1.  Card calculator

Bentuknya kecil, tipis dengan tombol rata dengan permukaan.

2.  Wallet calculator

Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup lapisan seperti dompet.

3.  Hand calculator

Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup plastik seperti kantong.

4.  Semi desktop calculator

Bentuk besar dipergunakan di atas meja.

5.  Desktop calculator

Bentuk besar dan dipergunakan di kantor-kantor.

c. Berdasarkan Penggunaannya

1.  Financial/bussiness calculator

Memuat tombol (ombo) yang spesifik untuk perhitungan bisnis atau finansial.

2.  Scientific calculator

Memuat tombol yang spesifik untuk perhitungan matematis.

3. Office calculator

    Dipergunakan di kantor-kantor.

3. CASH REGISTER (Mesin Pencatat Transaksi Kas)

            Cash register ini merupakan mesin pencatat transaksi kas, biasanya dipergunakan di toko-toko atau super market.

A. Ciri-Ciri

a. Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.

b. Tenaga penggeraknya menggunakan listrik.

c. Bisa dipergunakan (tipe tertentu) untuk menampakkan nama barang pada display.

d.  Bisa digabung dengan cash register lain atau dengan komputer.

e.  Bisa digunakan 1-8 kasir dengan pencatatan terpisah.

f.   Memiliki 1-30 departemen pada satu mesin.

B. Jenis-Jenis Cash Register

a.  Berdasarkan Sistem Operasinya

1. Cash register terdiri sendiri (stand alone).

2. Cash register yang dapat digabung dengan cash register lainnya.

3. Cash register satu kelompok kerja yang dikendalikan oleh induk (Local Area Network).

b.  Berdasarkan Banyaknya Departemen

1. Cash register kecil (1-8 depertemen).

2. Cash regsiter sedang (10-20 departemen).

3. Cash register besar (lebih dari 20 departemen).

c.  Berdasarkan Banyaknya Kasir (Operator)

1. Cash register untuk 1 kasir.

2. Cash register untuk 4 kasir.

3. Cash register untuk 8 kasir.

Referensi :

Ilmu Administrasi, “Mesin Elektronik dan Komponennya” http://www.ilmuadminstrasi.wordpress.com./mesinelektronik/dan/komponen.html diakses 06 Maret 2015

Blogspot Ide Kreatif. Mei 2013. “Makalah Bagian-Bagian dan Fungsi Mesin”.

http://idekreatif.blogspot.com/2013/05/makalah-bagian-bagian-dan-fungsi-mesin.html diakses 04 April 2015 (10.20)

Anneahira, 2012. “Mesin Ketik Elektronik”.

http://www.anneahira.com/2012/mesin-ketik-elektronik.html  diakses 04 April 2015 (09.37)

Bogor, idkf.  “Mengoperasikan Alat Hitung Cash Register”.

http://idkf.bogor.net/yuesbi/e-DU.KU/edukasi.net/Bisnis/Alat.Hitung.Cash.Register/. diakses 06 Maret 2015